Die Ausbreitung des Corona-Virus „COVID-19“ hat erhebliche Aus-wirkungen, auch auf alle Ebenen der Verbandsarbeit des Bundes der Vertriebenen und seiner Mitgliedsverbände.
Vorstände aller Gliederungen müssen ausgewogene Entscheidungen treffen. Vorstandssitzungen, Mitgliederversammlungen und andere Veranstaltungen sind derzeit entweder nur unter Schwierigkeiten oder aber gar nicht durchführbar. Behördliche Entscheidungen darüber, was genau zulässig und was nicht mehr gestattet ist, können sowohl die Landesregierung des jeweiligen Bundeslandes generell treffen wie auch die örtliche zuständige Stadt oder der Landkreis. Die Vorstände auf jeder Ebene sollten sich daher dazu genau und laufend informieren.
Natürlich wird es für die Arbeit sämtlicher Gliederungen, auch vor dem Hintergrund der weiteren Verbreitung des Corona-Virus, notwendig sein, auf Vorstands- und Mitgliederebene Beschlüsse zu fassen. Hierzu bot auch die bislang geltende Rechtslage, zum Teil je nach Satzungsregelung, bereits Möglichkeiten, wie etwa den Beschluss im schriftlichen Umlaufverfahren oder die Mitglieder-/Vorstandsversammlung ohne physische Präsenz, z.B. als Videokonferenz.
Mit der am 25. März 2020 im Deutschen Bundestag und am 27. März 2020 im Bundesrat verabschiedeten COVID-19-Gesetzesinitiative „Gesetz zur Abmilderung der Folgen der COVID-19-Pandemie im Zivil-, Insolvenz- und Strafverfahrensrecht“ hat der Gesetzgeber hierzu im Vereins-/Stiftungsrecht für die Zeit der Corona-Krise einige Erleichterungen eingeführt. Zu finden sind diese im Artikel 2 „Gesetz über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie“ (COVZvRMG) unter Paragraf 5.
Diese Bestimmungen gelten ab dem Tag nach der Veröffentlichung im Bundesgesetzblatt, jedoch nur im Jahr 2020. Danach gilt wieder die bisherige Rechtslage.
Konkret bieten sich in der aktuellen Situation folgende Möglichkeiten, die mit der genannten Gesetzesänderung übergangsweise erleichtert wurden:
1. Schriftliches Umlaufverfahren
Das schriftliche Umlaufverfahren ist eine häufig bereits eingeübte und bewährte Form der Beschlussfassung ohne Versammlung.
Rechtslage vor der COVID-19-Gesetzgebung
Wenn in der jeweiligen Satzung hierzu nichts anderes geregelt ist, können Beschlüsse laut BGB im Umlaufverfahren gefasst werden, wenn sämtliche (Vorstands-)Mitglieder ihre Zustimmung zu dem Beschlussantrag schriftlich erklären. Die Zustimmung im schriftlichen Umlaufverfahren kann auch in elektronischer Form per E-Mail o.ä. erfolgen.
Abweichende Regelungen in der Satzung sind möglich. Insbesondere sind Mehrheitsklauseln zur Beschlussfassung zulässig.
Erleichterungen durch die COVID-19-Gesetzgebung
Mit den nunmehr verabschiedeten Erleichterungen genügt es für das Umlaufverfahren auch ohne konkrete Satzungsregelung, wenn sämtliche (Vorstands-)Mitglieder an der Beschlussfassung im Umlaufverfahren beteiligt werden, mindestens die Hälfte der Mitglieder bis zum Ende der gesetzten Entscheidungsfrist in Textform (dazu gehören auch Fax, E-Mail, WhatsApp, SMS und andere Nachrichtendienste) an der Abstimmung teilnehmen und der Beschluss mit der erforderlichen Mehrheit gefasst wird.
Dadurch ermöglicht der Gesetzgeber, dass Beschlüsse in Abwesenheit gefasst werden können und dass die Verhinderung Einzelner, die sonst ein Umlaufverfahren blockieren kann, nicht zum Problem wird.
2. Virtuelle Versammlungen, Telefon- und Videokonferenzen
Manchen sind auch Telefon- oder Videokonferenzen als virtuelle Versammlungen bereits bekannt. Unter den aktuellen Gegebenheiten tritt hierbei auch ein weiterer Aspekt in den Vordergrund: Damit sind auch jetzt noch Gespräche und Austausch möglich – und somit aktive und lebendige Verbandsarbeit.
Rechtslage vor der COVID-19-Gesetzgebung
Wo schon jetzt in der Satzung die Möglichkeit virtueller Versammlungen geregelt ist, können solche Versammlungen ohne die oben genannten Einschränkungen eines schriftlichen Umlaufverfahrens durchgeführt werden. Be-schlüsse werden auch hier mit den erforderlichen Mehrheiten gefasst.
Wo solche Satzungsregelungen fehlen, ist die Rechtslage nicht eindeutig. Überwiegend wird jedoch empfohlen, vor der virtuellen Beschlussfassung das Einverständnis sämtlicher (Vorstands-)Mitglieder zu einer virtuellen Versammlung einzuholen.
Erleichterungen durch die COVID-19-Gesetzgebung
Mit den nunmehr verabschiedeten Erleichterungen können von vornherein und auch ohne entsprechende Satzungsregelungen virtuelle Versammlungen einberufen werden.
Zusammen mit den Regelungen im Umlaufverfahren ergibt sich außerdem die Möglichkeit einer „gemischten Beschlussfassung“, z.B. indem einzelne Mitglieder vor einer – virtuellen oder physischen – Sitzung oder Versammlung ihre Stimmen schriftlich (zum Beispiel per Brief oder Fax) abgeben.
Hinweise zur technischen Durchführung
Technisch gibt es verschiedene Möglichkeiten, Telefon- oder Videokonferenzen durchzuführen:
a) Telekom
Die Telekom bietet die Sofortkonferenz an. Das ist die einfachste Form der Telefonkonferenz ohne Anmeldung oder Registrierung. Notwendige Schritte:
• Zeitpunkt festlegen, Teilnehmer einladen, Zugangscode (vierstellige Nummer) selbst festlegen und Teilnehmern mitteilen;
• alle Eingeladenen rufen 01805 1009 an, geben auf Aufforderung den Zugangscode ein und erhalten den Zugang zur Konferenz;
• jeder Teilnehmer trägt eigene Kosten (14 Cent/Min/Teilnehmer);
• bis zu 50 Teilnehmer pro Konferenz.
Für Mitgliedsverbände ist dies die einfachste und technisch am wenigsten aufwendige Methode, untereinander in Kontakt zu bleiben. Ein Telefon hat jeder, weitere technische Voraussetzungen sind nicht notwendig.
b) Videokonferenz per Skype
Über Skype kann inzwischen auch kostenlos eine Videokonferenz geführt werden. Voraussetzung ist ein PC oder ein Laptop mit Kamera und Mikrofon. Die meisten Laptops haben dies integriert; man kann entsprechende Geräte aber auch extern z.B. via USB anschließen. Außerdem sollte eine einigermaßen gute Verbindung zum Internet bestehen. Um eine Konferenz mit bis zu 50 Personen zu beginnen, geht man wie folgt vor:
• Laden Sie sich das Programm „Skype“ herunter. Melden Sie sich bei Skype an, und klicken Sie unter „Kontakte“ auf den Teil-nehmer, mit dem Sie eine Video-Konferenz führen wollen. Er muss dafür ebenfalls gerade bei Skype eingeloggt sein.
• Es erscheinen nun die Buttons „Anrufen“ und „Videoanruf“. Starten Sie den Videoanruf, und warten Sie, bis Ihr Konferenzpartner den Anruf angenommen hat und Sie ihn sehen können.
Sie können auch noch weitere Teilnehmer hinzufügen. Insgesamt können bis zu 50 Personen an der Konferenz teilnehmen. In der unteren Leiste sehen Sie nach Gesprächsbeginn den Button „Teilnehmer hinzufügen“, mit dem Sie weitere Personen auswählen und in das Video-Telefonat aufnehmen können.
• Auch von unterwegs können Sie ein Video-Telefonat durchführen oder an einer Konferenz teilnehmen: Die Skype-Apps für mobile Apple- bzw. Android-Geräte können aus den jeweiligen App-Stores heruntergeladen werden und bieten die gleiche Funktionalität.
Es gibt noch zahlreiche weitere Möglichkeiten der Zusammenarbeit, so bietet etwa Facebook einen „Workplace“ an, der ein umfassendes All-in-One-Kommunikationstool beinhaltet, einschließlich des Versandes von Daten.
Das Problem aller weiteren Kommunikationsmöglichkeiten besteht darin, dass die technischen Ansprüche sowohl an die Hardware als auch an die Softwareausstattung immer höher werden. Die beiden genannten Möglichkeiten der kontaktlosen Zusammenarbeit sind sehr niedrigschwellige Angebote, die auch von Kreis- und Landesverbänden bzw. entsprechenden landsmannschaftlichen Gliederungen genutzt werden können.
3. Vorstände bleiben bis Abberufung oder Neuwahl im Amt
Eine weitere wichtige Frage, die sich auch unabhängig von Corona gelegentlich stellt, hängt mit dem Auslaufen von Amtsperioden zusammen: Was passiert, wenn eine Nach-/Neuwahl nicht rechtzeitig erfolgt?
Rechtslage vor der COVID-19-Gesetzgebung
Sieht die Satzung des Vereins/der Stiftung hierzu nicht vor, dass der Vorstand noch bis zur Neubestellung/Neuwahl im Amt bleibt, scheidet er mit Ablauf seiner Amtszeit automatisch aus. Hier droht Handlungsunfähigkeit, weil eine wirksame Vertretung im Rechtsverkehr nicht mehr möglich ist oder ein Organ beschlussunfähig wird.
Erleichterungen durch die COVID-19-Gesetzgebung
Vorstandsmitglieder eines Vereins/einer Stiftung bleiben jetzt auch nach Ablauf ihrer Amtszeit automatisch bis zu ihrer Abberufung oder bis zur Bestellung eines Nachfolgers im Amt.
Damit stellt der Gesetzgeber sicher, dass Stiftungen und Vereine handlungsfähig bleiben, selbst wenn zwischenzeitlich die Amtsperiode eines Amtsträgers abgelaufen ist.
BdV-Bundesgeschäftsstelle
